OBA, FUI CONVOCADO PARA UMA REUNIÃO!

Empresas buscam novos modelos de reunião com o objetivo de tornar essa ferramenta mais produtiva e contributiva para aos resultados do negócio. As empresas de segmentos que envolvem inovação são as que acabam buscando novas formas para tornar o trabalho mais agradável e produtivo. Por exemplo, no Vale do Silício, na Califórnia, polo de inovação e desenvolvimento de tecnologia, os profissionais realizam reuniões móveis enquanto se exercitam em caminhadas ou passeios de bicicletas. Aqui o objetivo é conciliar reuniões produtivas com a prática de exercícios.

As reuniões devem ser estruturadas de acordo com o seu objetivo para que possam gerar resultados. Uma reunião informativa é muito diferente de uma reunião de geração de ideias. Para cada tipo de reunião, diferentes metodologias podem ser utilizadas com o objetivo de tornar o tempo bem aproveitado. A duração também dever ser diferenciada – uma reunião apenas informativa pode durar 15 minutos, já uma reunião para a solução de um problema pode durar 2 horas. No geral a duração deve estar entre uma e duas horas, pois reuniões muito longas tendem a provocar cansaço nos participantes e a partir de determinado tempo a produtividade cai. Quando é inevitável fazer reuniões mais longas, como de treinamento, por exemplo, o mais recomendável é intercalar atividades lúdicas com outras mais intelectuais e também inserir intervalos.

Abaixo alguns comportamentos e atitudes que devemos evitar durante reuniões, para torná-las mais agradáveis e produtivas:

Que alguns membros monopolizem a conversa;

Ultrapassar o horário programado;

Fazer ironias ou procurar culpados para os problemas;

Bater de frente com um participante;

Falar sem pensar se o que vai dizer é relevante para o tema central.

Desviar o foco do assunto discutido

Desviar a atenção com outras tarefas (celular, facebook, whatsapp etc.).

Toda a reunião deve seguir três etapas:

1ª Preparação e Planejamento:

Perguntas que devem ser respondidas nessa etapa:

Essa reunião é de fato necessária?

A reunião é o melhor caminho para atingir o resultado que preciso?

Que tipo de reunião eu preciso?

Quem deve participar?

Quanto tempo vou precisar?

Qual é a pauta de reunião?

Como a sala deve ser arrumada?

Como a reunião será organizada? Quais as etapas?

2ª Executar:

Para a boa execução da reunião algumas regras devem ser acordadas:

É interessante definir papéis durante a realização das reuniões:

O líder geralmente é quem convocou a reunião e ficará atento ao conteúdo da reunião.

O facilitador poderá ser indicado pelo líder e deverá acompanhar o processo da reunião para garantir que as etapas serão cumpridas e o tempo respeitado.

O registrador deve ficar incumbido de elaborar uma ata para a reunião com o objetivo de registrar os combinados de continuidade e informações importantes.

Os demais membros do grupo vão participar contribuindo com a sua expertise.

Tanto líder como facilitador devem observar a forma como as pessoas se comportam e interferir de acordo com essa observação pode contribuir para aumentar a produtividade de uma reunião. Existem basicamente três tipos de comportamentos durante as discussões em grupo:

Comportamento das pessoas focadas na resolução: preocupadas em resolver as questões.

Comportamento das pessoas focadas em si próprias: preocupadas em defender suas próprias ideias para conquistar vantagem para seus projetos ou áreas.

Comportamento das pessoas focadas no relacionamento: preocupadas em apoiar ou rejeitar ideias de acordo com o tipo de relacionamento que tem com os participantes.

3ª Avaliar e acompanhar:

Realizar uma breve avaliação da reunião permite que melhorias possam ser implementadas no futuro. O acompanhamento é fundamental para garantir que a reunião dê resultados. Por meio da ata elaborada pelo registrador os participantes deverão agir e o líder deverá acompanhar a efetivação dos combinados.

As reuniões são espaços importantes dentro das empresas, pois é por meio delas que decisões mais qualitativas podem ser tomadas, utilizando o conhecimento coletivo. Portanto não devem ser demonizadas e responsabilizadas como as maiores desperdiçadoras de tempo dentro das empresas, pois o que causa a perda de tempo é a forma como as reuniões são conduzidas e não a ferramenta em si.

Caro leitor, qual a sua experiência com reuniões? Compartilhe conosco!

Abraços e boas reuniões!

Yara Leal de Carvalho

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