Consultoria de Recursos Humanos com equipe virtual

Consultoria de Recursos Humanos com equipe virtual: uma prática possível com ótimos resultados

Diversos projetos na área de Recursos Humanos (RH) já podem ser realizados com excelentes resultados por equipes virtuais – equipes formadas por pessoas que se encontram em localidades físicas diferentes. Eu gostaria de compartilhar algumas boas práticas resultantes do uso adequado de pessoas e tecnologia no desenho e na entrega de uma solução de RH.

Na minha experiência, alguns fatores são essenciais para o sucesso das equipes virtuais na prestação de consultorias de RH:

* Sempre que possível, a equipe prestadora do serviço de RH já deve ter trabalhado fisicamente junta em projetos anteriores já estando “aquecida” enquanto equipe. Confiar mutuamente entre si e ter a liberdade de poder compartilhar de fato o que estão pensando e sentindo ajuda muito a vencer a distância física. Ter clareza a respeito das áreas de expertise de cada um, assim como dos pontos fortes e a desenvolver também ajuda bastante no momento de definir quem faz o que em um determinado projeto.

* Definição de um plano de trabalho realista, que leve em consideração a expertise e a disponibilidade presencial e virtual de cada pessoa da equipe. O cliente deve ser bem envolvido nesta etapa a fim de se sentir confortável com a equipe proposta e poder ter clareza a respeito de quem estará presencial e quem estará à distância.

* Escolha da melhor forma de comunicação da equipe prestadora do serviço entre si:

– em alguns momentos os encontros virtuais que simulam o encontro presencial serão fundamentais, tais como: início do projeto (alinhamento correto de qual é o escopo do trabalho, discussão do plano de trabalho/ prazos/ expectativas do cliente) e fases críticas como revisão final antes da implementação, ajustes pós-implementação/ feedbacks do cliente e fechamento do projeto. Para essas etapas, ferramentas como o skype, face-time e conferência tele presencial funcionam muito bem.

– para as etapas de trocas de conteúdos, envio de materiais a serem usados na implementação, troca de mensagens/ feedbacks dentro dos cronogramas estabelecidos, ferramentas como o email com arquivos anexos dão conta do recado.

– no caso de mensagens que precisam ser enviadas com mais urgência, ferramentas como viber, whatsapp funcionam bem pela velocidade entre a pergunta e a resposta. O telefone também é outra excelente forma para ter respostas rápidas e alinhar com maior velocidade dúvidas e pontos pendentes.

– encontros presenciais de toda a equipe se fazem necessários de vez em quando para manter os vínculos e a sintonia da equipe. A sugestão é um encontro no início do projeto e encontros periódicos nos momentos críticos, quando necessários. Nos momentos em que a equipe estiver presencialmente junta dever-se aproveitar também para expor o máximo possível as pessoas da equipe que estão à distância junto ao cliente.

* Escolha da melhor forma de comunicação da equipe prestadora do serviço com o cliente: de forma geral a comunicação mais frequente pode ser feita de forma presencial, através dos integrantes da equipe que se encontram na mesma localidade física e se for necessária a participação pontual de algum membro da equipe que está longe fisicamente, pode-se fazer excelente uso do Skype/ vídeo conferências. Diversos clientes já estão acostumados a trabalhar de forma virtual com uma parte de suas equipes, não sendo esta uma questão que inviabilize um projeto. O mundo está cada vez mais global e as equipes de trabalho também. De forma geral os clientes buscam a melhor expertise para uma solução, independente de onde ela esteja fisicamente.

* Cliente conhecer pessoalmente a equipe prestadora do serviço, mesmo que depois uma parte da equipe esteja à distância. A prestação de serviços é algo bastante pessoal, sendo que um cliente quando decide por um serviço de RH está escolhendo, além do “produto” que será entregue, também quais pessoas estarão envolvidas com o desenvolvimento e com a execução do projeto. Desta forma, o vínculo e o bom relacionamento entre a equipe que realiza o serviço e o cliente são fundamentais. É importante que a equipe tenha um ou mais representante(s) que possam ter encontros presenciais com o cliente, em especial nas etapas de venda/ ajuste do escopo de trabalho e de execução do serviço. A etapa de pesquisa e desenvolvimento de conteúdos pode ser feita toda a distância, pelas pessoas da equipe que estão “mundo a fora”.

* O fuso horário entre as diversas pessoas da equipe também precisa ser levado em consideração, uma vez que os encontros da equipe virtual precisam ser planejados de acordo com tal informação. O ideal é rodiziar os horários dos encontros virtuais em função da agenda profissional e pessoal de cada pessoa. Colocar as necessidades de horário do cliente em primeiro plano é importante, nem que para isso algumas pessoas da equipe prestadora do serviço precisem estar disponíveis bem cedo pela manhã ou à noite, dependendo do fuso horário em questão.

Realizar um projeto de RH através de uma equipe virtual, com algumas pessoas à distância, pode ser inclusive, um diferencial competitivo, uma vez que o cliente irá poder contar com o que se tem de melhor em expertise e know-how, independentemente de qual local se encontra a pessoa que detém tal conhecimento.

Cristiane Migli

Sócia-diretora da Sintonia Soluções em Recursos Humanos nos últimos 11 anos. Nos últimos três anos vive na Bélgica e está atuando à distância em projetos de RH/ Coaching realizados em clientes no Brasil.

Anteriormente atuou na Unilever e na Accenture e realizou projetos de Change Management e de RH/ Coaching em multinacionais no Brasil, América Latina e nos Estados Unidos.