COMO TORNAR SUAS REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS?

Contexto

As empresas estão buscando eficiência e fazer mais com menos. Estudos mostram que reunião demais é perda de tempo e há custos envolvidos em qualquer encontro.

Existem empresas que fazem reunião em pé, para que o evento seja mais rápido e objetivo.

Frente a esse cenário, as empresas que não se renovam e buscam aprender e evoluir ficam de fora, portanto, as empresas buscam novos modelos de reuniões com o objetivo de tornar essa ferramenta mais produtiva e contributiva para aos resultados do negócio.

Alguns novos modelos de reuniões:

• Salas de videoconferências, que permitem reuniões entre funcionários que estão espalhados pelo mundo;
• Reuniões em pé, com o objetivo de manter a atenção na pauta pré-definida;
• Utilização de metodologias de conversas colaborativas (Word café, rodas de conversa) organizam as conversas, atribuem papéis e aglutinam as contribuições;
• Utilização do design thinking, que é um método prático e criativo de solução de problemas, com vistas a um resultado
• Utilização de um mediador de conflitos para reuniões em que isso possa ser necessário.
• Reuniões com um menor número de participantes, facilitam a manutenção do foco no objetivo definido.

Segmentos que mais utilizam novos modelos de reuniões

As empresas de segmentos que envolvem inovação são as que acabam buscando novas formas para tornar o trabalho mais agradável e produtivo. Talvez até pelo próprio perfil de profissional que tem um foco em inovar. Por exemplo, no Vale do Silício, na Califórnia, polo de inovação e desenvolvimento de tecnologia, os profissionais realizam reuniões móveis enquanto se exercitam em caminhadas ou passeios de bicicletas. E as empresas premiam as equipes para incentivar a prática de esportes e hábitos saudáveis. Aqui o objetivo é conciliar reuniões produtivas com a prática de exercícios.

Os segredos para uma reunião produtiva

Toda a reunião deve seguir três etapas:

1ª Preparar e Planejar: duas perguntas importantes na fase de preparação: essa reunião é de fato necessária? A reunião é o melhor caminho para atingir o resultado que preciso? Só faça uma reunião se for a melhor alternativa para seus objetivos.

Ainda nessa etapa outras perguntas devem ser respondidas:

Que tipo de reunião eu preciso?

Quem deve participar?

Quanto tempo vou precisar?

Qual é a pauta de reunião?

Como a sala deve ser arrumada?

Como a reunião será organizada? Quais as etapas?

2ª Executar: para a boa execução da reunião, algumas regras devem ser acordadas:

É interessante definir papéis durante a realização das reuniões: um líder, um facilitador, um registrador e os membros do grupo.

O líder geralmente é quem convocou a reunião e está atento ao conteúdo da reunião.

O facilitador poderá ser indicado pelo líder e deverá estar atento ao processo da reunião para garantir que as etapas serão cumpridas e o tempo respeitado.

Tanto líder como facilitador devem estar atentos à forma como as pessoas se comportam durante a reunião. Existem pessoas focadas na tarefa, nos relacionamentos ou no eu. As pessoas focadas na tarefa, estão preocupadas em resolver as questões trazidas para a reunião e cumprir as tarefas designadas a elas.

As pessoas focadas no relacionamento estão preocupadas em apoiar ou rejeitar ideias de acordo com o tipo de relacionamento que tem com os participantes. Por fim as pessoas focadas no eu querem defender suas ideias com o objetivo de ter vantagens para suas áreas. Observar esses aspectos e interferir de acordo com essa observação pode contribuir para aumentar a produtividade de uma reunião.

O registrador deve ficar incumbido de elaborar uma ata para a reunião com o objetivo de não se perder informação e também de registrar combinados de continuidade.

Os demais membros do grupo vão participar contribuindo com a sua expertise.

3ª Avaliar e acompanhar: Realizar uma breve avaliação da reunião permite que melhorias possam ser implementadas no futuro. O acompanhamento é fundamental para garantir que a reunião dê resultados. Por meio da ata elaborada pelo registrador os participantes deverão agir e o líder deverá acompanhar a efetivação dos combinados.

Mais algumas estratégias:

• Escolha a dedo os integrantes da reunião conforme o objetivo da mesma;
• Envie a pauta da reunião e uma agenda com a estrutura da reunião, com horários definidos;
• Inclua participantes que tenham poder de decisão sobre o tópico a ser tratado;
• Solicite que os participantes desliguem os aparelhos celulares e demais aparelhos de conectividade;
• Ao final da reunião o líder deve fazer um resumo do que foi tratado e combinado;
• Possibilite que todos os presentes participem, distribuindo o tempo para que isso seja possível;
• Enviar pré-trabalhos para garantir a preparação necessária por parte de cada um dos participantes;
• Escolha um local adequado para a realização da reunião.

A questão do tempo

Cada tipo de reunião pode ter tempo de duração diferenciado. Uma reunião apenas informativa pode durar 15 minutos. Já uma reunião para a solução de um problema pode durar 2 horas.

No geral a duração deve estar entre uma a duas horas, pois reuniões muito longas tendem a provocar cansaço nos participantes e a partir de determinado tempo a produtividade cai. Quando é inevitável fazer reuniões de treinamento, por exemplo, o mais recomendável é intercalar atividades mais lúdicas com outras mais intelectuais e também inserir intervalos.

Qual o número de participantes?

Devemos evitar reuniões com mais de seis pessoas, pois a discussão vai se tornar morosa e nem todos terão espaço para contribuir com sua experiência e competência. Depende também do tipo e objetivo da reunião, por exemplo uma reunião de conselho provavelmente haverá mais pessoas. Quem deve estar na reunião são apenas as pessoas envolvidas no assunto e que tem poder de ação e decisão.

Tipos de reunião

Existem diferentes tipos de reuniões, com objetivos diferentes:

• Reuniões informativas;
• Reuniões para discussão e solução de problemas;
• Reuniões para geração de novas ideias;
• Reuniões de treinamento;
• Reuniões para definição de diretrizes;
• Reuniões de acompanhamento de projetos;
• Reuniões de alinhamento e feedback.

As reuniões devem ser estruturadas de acordo com o seu objetivo para que possam gerar resultados. Uma reunião informativa é muito diferente de uma reunião de geração de ideias.

Para cada tipo de reunião, diferentes metodologias podem ser utilizadas com o objetivo de tornar o tempo investido, produtivo.

Responsabilidades do líder da reunião

O Líder deve elaborar um plano objetivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda respondendo às seguintes perguntas:

Qual o objetivo da reunião?

Qual o resultado quer alcançar ao final da reunião?

Como devo estruturar a reunião para atingir os objetivos?

Quem devo escolher para assumir os diferentes papeis durante a reunião?

Quais os recursos terei disponíveis?

E demais perguntas descritas na etapa de preparação.

Essa preparação é fundamental para que o líder esteja seguro e conduza a reunião com firmeza.

Além disso o líder deve estar completamente inteirado sobre a tema a ser debatido. Deve estudar e reunir informações previamente.

Recursos tecnológicos

Recursos que evitem o deslocamento das pessoas e, portanto, otimizem o tempo dos participantes tais como: áudio conferência, vídeo ou teleconferência.

Para assuntos rápidos podem ser usados chats e aplicativos que permitam conversar online.

As máquinas, aparelhos e tecnologias auxiliam o ser humano a ser mais produtivo e eficaz. O bom uso de tablets e celulares com aplicativos como Evernote ou simplesmente o bloco de notas já auxiliam, pois você pode fazer suas anotações durante a reunião e enviar por e-mail para sua equipe, dando o start para as novas ações que lhe competem sem perder tempo.

O que evitar nas reuniões?

• Que alguns membros monopolizem a conversa;
• Ultrapassar o horário programado;
• Fazer ironias ou procurar culpados para os problemas;
• Bater de frente com um participante;
• Falar sem pensar, se o que vai dizer é relevante para o tema central;
• Desviar o foco do assunto discutido;
• Desviar a atenção com outras tarefas (celular, Facebook, WhatsApp, etc.).

Reflexão final

As reuniões são espaços importantes dentro das empresas, pois é por meio delas que decisões mais qualitativas podem ser tomadas, utilizando o conhecimento coletivo. Portanto não devem ser demonizadas e responsabilizadas como as maiores desperdiçadoras de tempo dentro das empresas, pois o que causa a perda de tempo é a forma como as reuniões são conduzidas e não a ferramenta em si.